ファイリングは、日付順がいちばん便利

1981年に、外資系企業に中途入社した。その前に広告代理店に勤めていたのと、ロンドン留学が採用の決め手だと、後から聞かされた。外資系なので、英語のできる人はたくさん応募する。また、広報・販売促進担当なので、広告代理店経験者も多い。その両方の経験があるのは、わたしだけだったと言われた。

当時の外資系は、給料も高く、完全週休二日制で、なんとなくオシャレな雰囲気だったが、仕事はたぶん二倍させられた。まだ、コンピューターは情報システム部のもので、一般にはIBMの電動タイプライターが主流。

そんな中で、即戦力として採用されて、戸惑いも多かったが、新しいことは、自分の考えでどんどん実施できた、よい時代だった。

ファイリングは、絶対に日付順が便利だ。隣の部では、テーマやカテゴリーによって分類しながらファイルしていたが、探すのや、しまうのに莫大な時間がかかる。カテゴリーは、担当者が変われば解釈が変わるし、次の人が引き継ぐとはかぎらない。時間だけが絶対のもの。オリジナルがどこかにあるものは、読んだら捨てて、自分が発信したものは連番を付けて、後は、日付順にただ綴じていく。

起業してからもこのスタイルを継承している。最初は一月ごとのファイルを作ったが,これだと何年かすると、膨大なファイルを保管することになる。今年から、三ヶ月を1ファイルにまとめて、年を四半期ごとにわけることにしてみた。7月1日は、7月、8月、9月と夏のファイル。その後の10月、11月、12月の秋のファイルを作ると一年の終わりが見えて来る。

日々の忙しさに追われがちだが、こうやって一年を俯瞰することも大切。特に新四半期の最初は、全体を振り返ってみよう。ファイルを新しく作りながら、一年の終わりを考える。何をどこでやるのか、やらないのか、そんなことを考えながら、企画書を書く。

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